Política de protección de datos personales de OpenWay
1. ¿QUIÉN ES RESPONSABLE DE LAS OPERACIONES DE TRATAMIENTO DE DATOS?
Las siguientes son las entidades jurídicas del grupo OpenWay a quienes se aplica esta política de protección de datos personales:
OpenWay Europe SA, con sede oficial en AXISPARC Business Centre, Rue Emile Francqui 3, 1435 Mont-Saint-Guibert, Bélgica, número de empresa BE0475.304.156.
OpenWay Technologies Ltd, empresa de responsabilidad limitada constituida en Chipre, con el número de registro de empresa 134653 y sede oficial en 9 Archbishop Makarios III Avenue, Severis Building, 6th Floor, 1065 Nicosia, Chipre.
OpenWay Systems Ltd, Level 5, Suite 2, Portomaso Business Tower, St. Julians, STJ 4011, Malta.
OpenWay Holding Ltd, Level 5, Suite 2, Portomaso Business Tower, St. Julians, STJ 4011, Malta.
OpenWay Italy Srl, Via Ceresio 7 – 20154 Milán, Italia.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN DE ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Esta política de privacidad se aplica al tratamiento de datos personales que ejerce OpenWay en relación con las siguientes personas:
clientes actuales y potenciales, y sus representantes;
visitantes y usuarios del sitio web, aplicaciones y páginas de redes sociales de OpenWay;
asistentes a eventos de OpenWay;
suscriptores a publicaciones, boletines de noticias y seminarios web de OpenWay;
visitantes a las instalaciones de OpenWay;
candidatos a vacantes;
proveedores y socios comerciales, y sus representantes.
3. ¿CÓMO RECOPILA OPENWAY LOS DATOS PERSONALES?
OpenWay recopila sus datos personales en los casos siguientes:
cuando nos contacta directamente, ya sea de forma oral, por teléfono a través del servicio de atención al cliente, por escrito mediante formularios de pedidos, correo electrónico, mensajes de texto, digitalmente a través de formularios electrónicos o nuestro sitio web, o cuando utiliza las redes sociales para contactarnos;
cuando realiza un pedido de un producto o servicio de OpenWay;
cuando se registra para recibir uno de nuestros boletines de noticias o para asistir a seminarios web, cuando responde a nuestras campañas de marketing, participa en una encuesta, prueba o concurso, o simplemente nos pide información;
cuando se interesa, se registra o asiste a un evento de OpenWay;
cuando visita nuestros sitios web o redes sociales;
cuando nos entrega su tarjeta de visita (por ejemplo, durante un evento o reunión);
cuando recibimos sus datos personales a través de otras fuentes, como desde su empleador, referencias de terceros, inclusive dentro del grupo OpenWay; de sitios de redes sociales y otros sitios públicos de Internet, como LinkedIn; así como de fuentes públicas como directorios telefónicos, periódicos, sitios de Internet, listas de marketing comercialmente disponibles, registros o archivos públicos.
4. ¿QUÉ DATOS PERSONALES SOBRE USTED SE PUEDEN RECOPILAR?
Entre los datos que OpenWay puede recopilar sobre usted y tratar, dependiendo de su interacción con OpenWay, se incluyen:
el nombre y la dirección física, direcciones de correo electrónico y números de teléfono;
fotografías y vídeos que le identifiquen y testimonios;
datos corporativos como el nombre, el tamaño y la ubicación de la empresa para la que trabaja y su cargo en ella, así como información corporativa de disposición pública y actividad asociada a los datos corporativos;
donde tenga una cuenta en línea o de afiliado, credenciales de inicio de sesión y similares e información sobre el uso;
cuando vincula su cuenta de OpenWay con su perfil de LinkedIn o Facebook, recopilamos información de su perfil, incluida la fotografía;
información puesta a disposición del público, como publicaciones en redes sociales;
datos de grabaciones de llamadas y transcripción de chats de ventas y de llamadas de atención al cliente y de sesiones de chat en vivo o entrevistas;
grabaciones de eventos (fotografías, vídeo, audio).
5. ¿CON QUÉ FINES USAMOS SUS DATOS PERSONALES?
Sus datos personales pueden utilizarse para distintos fines, incluidos los siguientes:
enviar la información solicitada;
participar en transacciones con clientes, proveedores y socios comerciales y en el procesamiento de pedidos de productos y servicios de OpenWay;
contactar con usted, por ejemplo, para comunicarle los detalles de eventos o seminarios web;
llevar a cabo análisis, investigación o encuestas que nos ayuden a mejorar nuestros sitios web, aplicaciones, productos y servicios;
enviarle material de marketing relacionado con nuestros productos y servicios que podrían interesarle, y promocionar nuestra empresa y marca;
gestionar técnica y funcionalmente nuestro sitio web y aplicación, investigar sobre cualquier queja y proporcionar una experiencia mejor y más personalizada en nuestro sitio web y aplicaciones;
gestionar la seguridad y el funcionamiento de nuestros sitios web, aplicaciones, instalaciones y sistemas;
permitirle asistir a nuestros eventos o cualquier otro proyecto de marketing;
realizar labores de marketing a través del uso de fotografías, vídeo y otro contenido;
proporcionar grabaciones de determinadas sesiones a contactos comerciales y asistentes interesados y en línea a través de nuestro sitio web o sitios de redes sociales de OpenWay;
permitirle acceder a sus cuentas de OpenWay en línea desde sus dispositivos;
administrar las suscripciones a publicaciones, boletines de noticias y seminarios web de OpenWay.
6. ¿CUÁL ES LA BASE LEGAL PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES?
Solo tratamos datos personales si existe una base legal para hacerlo, por ejemplo, en los siguientes casos:
si necesitamos sus datos personales para formalizar y cumplir nuestro contrato con usted o la empresa para la que trabaja, y proporcionarle los productos y servicios a usted o a la empresa para la que trabaja;
si tenemos su consentimiento: donde se requiera su consentimiento, tiene el derecho a retirarlo en cualquier momento para acciones futuras contactando con nosotros;
si es necesario para cumplir con las obligaciones jurídicas o reglamentarias a las que estamos sujetos;
si tratamos sus datos personales por su propio interés legítimo o por el de un tercero, siempre que esté en armonía con su derecho a la privacidad. Nosotros, por ejemplo, tenemos un interés comercial legítimo para hacer lo siguiente:
gestionar y promover nuestro negocio y marca;
proporcionar y mejorar nuestros productos y servicios, sitios web, aplicaciones;
llevar a cabo nuestro negocio;
supervisar, investigar y denunciar cualquier intento de infringir la seguridad de nuestros sistemas informáticos y sitio web;
compartir parte de sus datos personales con otras empresas del grupo OpenWay;
elaborar informes anónimos y agregados para uso interno y externo;
garantizar la seguridad de las actividades y reuniones.
7. TRANSFERENCIA DE DATOS DENTRO DEL GRUPO OPENWAY Y A TERCEROS
Los datos se reenvían a los siguientes tipos de empresas (entre otras, siempre y cuando cumplan los requisitos necesarios conforme a la legislación en materia de protección de datos):
empresas del grupo OpenWay para tratar los datos con los fines antes mencionados;
en caso de que tengamos su consentimiento o autorización para hacerlo;
terceros que trabajan en nuestro nombre para reparar o mantener bases de datos de contactos comerciales y otros sistemas informáticos, como los proveedores de los sistemas informáticos que utilizamos para tratar la información personal;
terceros que nos prestan servicios y que necesitan acceder a su información, como nuestros asesores profesionales (por ejemplo, auditores y abogados) o terceros que organizan nuestros eventos (por ejemplo, viajes y alojamiento);
autoridades públicas (para responder a solicitudes legítimas);
sujeto a la ley aplicable, en el caso de que OpenWay se fusione, venda o traspase parte o la totalidad de sus activos (incluido el caso de bancarrota), o en el caso de otro cambio corporativo, en relación con dicha transacción, o para la evaluación previa relativa a dichas transacciones.
8. ¿CÓMO PROTEGEMOS SUS DATOS PERSONALES?
Utilizamos diversas medidas de seguridad, como herramientas de vanguardia en materia de cifrado y autenticación, para proteger y mantener la seguridad, integridad y disponibilidad de sus datos.
No se puede garantizar una protección al 100 % frente al acceso no autorizado en caso de transferencias de datos en Internet o en un sitio web, pero nosotros y nuestros proveedores de servicios y socios comerciales hacemos todo lo posible para proteger sus datos personales de acuerdo con los reglamentos de protección de datos vigentes por medio de medidas de seguridad de vanguardia físicas, electrónicas y orientadas a procesos. Entre otras cosas, adoptamos las medidas siguientes:
Control de acceso físico: medidas técnicas y organizativas para prevenir que personas no autorizadas puedan acceder a los sistemas de tratamiento de datos disponibles en las instalaciones (incluidas las bases de datos, los servidores de aplicaciones y el hardware relacionado) donde se realiza el tratamiento de los datos personales.
Control de acceso virtual: medidas técnicas y organizativas para prevenir que personas no autorizadas utilicen los sistemas de tratamiento de datos.
Control de acceso a los datos: medidas técnicas y organizativas para asegurar que las personas que pueden utilizar un sistema de tratamiento de datos accedan solo a dichos datos personales de acuerdo con sus derechos de acceso, y que los datos personales no se puedan leer, copiar, modificar ni eliminar sin la debida autorización.
Control de revelación: medidas técnicas y organizativas para asegurar que los datos personales no se puedan leer, copiar, modificar ni eliminar sin la debida autorización durante la transmisión electrónica, transporte o almacenamiento en medios de almacenamiento (manuales o electrónicos), y que se pueda verificar a qué empresas u otras entidades jurídicas se revelan los datos personales.
Control de entrada: medidas técnicas y organizativas para supervisar si los datos se han introducido, cambiado o suprimido de los sistemas de tratamiento de datos, y quién ha ejercido tal acción (si es el caso).
Control de disponibilidad: medidas técnicas y organizativas para asegurar que los datos personales están protegidos frente a la destrucción o pérdida (física o lógica) accidental.
9. ¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO CONSERVAMOS SUS DATOS PERSONALES?
Conservaremos su información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines para los que recopilamos los datos, dependiendo de la base legal para la que se obtuvieron esos datos, o en caso de que otras obligaciones legales/reglamentarias nos obliguen a retener su información personal.
Por lo general, solemos retener los datos personales mientras dure nuestra relación contractual con usted, así como:
durante el periodo exigido por la legislación y los reglamentos mercantiles y tributarios;
mientras se usen para el cumplimiento de un contrato: para cumplir con las obligaciones contractuales, los datos que recopilamos sobre usted pueden conservarse durante la vigencia del contrato y, dependiendo de la naturaleza y el ámbito del contrato, durante 10 años después de ese momento para cumplir con los requisitos legales de mantenimiento de registros y para asegurar la aclaración de cualquier consulta o reclamación posterior a la finalización del contrato;
mientras se usen para la evaluación de reclamaciones: podemos conservar los datos que, en nuestra opinión, sean necesarios para evaluar y evitar reclamaciones contra nosotros, o para iniciar o evitar reclamaciones contra usted, nosotros o terceros, mientras duren los procedimientos correspondientes. El plazo, normalmente, seguirá vigente mientras dure la relación contractual más la vigencia de cualquier plazo de prescripción reglamentario aplicable conforme a la legislación local.
10. ¿A QUÉ ORGANISMOS INTERNACIONALES CONCEDEMOS ACCESO A SUS DATOS PERSONALES Y CÓMO GARANTIZAMOS SU PROTECCIÓN?
OpenWay es una empresa que opera en todo el mundo. Podemos transferir datos personales a otras empresas del grupo OpenWay, o a proveedores de servicios que hayamos contratado, fuera de su país. OpenWay adoptará todas las medidas razonables para garantizar la protección de los datos personales, y que cualquier transferencia de datos cumpla con la ley aplicable.
Si los datos personales se tratan en países externos al Espacio Económico Europeo, OpenWay utiliza las cláusulas contractuales tipo de la UE, incluidas las medidas técnicas y organizativas apropiadas, con el fin de garantizar que sus datos personales se traten de acuerdo con las mismas normas que las de la protección de datos europea.
11. DERECHOS DE LAS PERSONAS AFECTADAS
A continuación, se resumen los derechos que tiene en determinadas circunstancias en relación con sus datos personales.
Cuando recibimos una solicitud para ejercer uno de estos derechos, proporcionaremos información sobre la medida que adoptamos con respecto a la solicitud sin demora injustificada y, en cualquier caso, antes de que transcurra un mes desde la recepción de la solicitud. El plazo podría extenderse por dos meses adicionales en determinadas circunstancias, por ejemplo, cuando las solicitudes resultan complejas o numerosas.
La información se facilitará sin cargo, excepto cuando las solicitudes sean manifiestamente infundadas o excesivas, en particular, por su carácter repetitivo. En tales circunstancias, podríamos cobrar una tarifa razonable o negarnos a atender la solicitud. Le informaremos sobre las tarifas aplicables antes de proceder a atender una solicitud.
La solicitud debe incluir información apropiada de verificación de la identidad (como su nombre, dirección, correo electrónico u otra información razonablemente requerida). Podríamos solicitar información adicional para verificar su identidad antes de atender una solicitud.
En caso de no poder atender una solicitud, le informaríamos sin demora y antes de que transcurra un mes desde la recepción de la solicitud sobre nuestros motivos para no realizar la acción solicitada.
Derecho a la información:
Puede solicitarnos información relacionada con cualquiera de sus datos que podamos conservar en cualquier momento. Esta información se refiere, entre otras cosas, a las categorías de datos que tratamos, con qué fines los tratamos, el origen de los datos si no los hemos recopilado directamente de usted y, si procediera, los destinatarios a quienes hemos enviado sus datos. Si lo solicita, le podemos enviar una copia de sus datos sin cargo. Si está interesado en recibir copias adicionales, nos reservamos el derecho a cobrar por las copias adicionales.
Derecho a la corrección:
Puede solicitar que corrijamos sus datos. Tomaremos las medidas apropiadas para que sus datos, que tratamos continuamente, sean correctos y estén completos y actualizados conforme a la información más reciente que tengamos disponible.
Derecho a la eliminación:
Puede solicitar que eliminemos sus datos, siempre y cuando se cumplan los requisitos legales. Este podría ser el caso en las siguientes circunstancias:
si los datos ya no son necesarios para los fines por los que fueron recopilados o tratados;
si revoca su consentimiento para el tratamiento o transferencia de sus datos personales (no obstante, esto no afectará a la legitimidad de anteriores actividades de tratamiento) y no existe otra base legal para su tratamiento;
si se opone al tratamiento de sus datos y no hay razones legítimas para su tratamiento, o si se opone al tratamiento de sus datos con fines de marketing directo;
si los datos se han tratado de forma ilícita.
También hay determinadas excepciones por las que podríamos rechazar una solicitud de eliminación, por ejemplo, cuando se requiere que los datos personales cumplan una obligación legal o para el establecimiento, ejercicio o defensa de reclamaciones legales.
Derecho a la restricción del tratamiento:
Puede solicitar que restrinjamos el tratamiento de sus datos en los siguientes casos:
si cuestiona la corrección de los datos (debemos verificar la corrección de los datos durante el periodo de tiempo que corresponda);
si el tratamiento de sus datos es ilegal, pero usted no desea que se eliminen sus datos y, en su lugar, solicita una restricción de su uso;
si ya no necesitamos sus datos, pero usted sí los necesita para alegar, ejercer o defenderse contra a reclamaciones legales;
si se ha opuesto al tratamiento de sus datos, aunque aún no se haya decidido si nuestras razones legítimas prevalecen sobre las suyas.
Derecho a la portabilidad de los datos:
Si nos lo solicita, transferiremos los datos que nos haya proporcionado (cuando sea técnicamente posible) a otra entidad responsable. No obstante, este derecho solo se aplica si el tratamiento de datos se basa en su consentimiento o es necesario para cumplir un contrato. En lugar de recibir una copia de sus datos, puede solicitarnos que los enviemos directamente a otra entidad responsable que usted indique.
Derecho de oposición:
Puede oponerse al tratamiento de sus datos en cualquier momento por razones derivadas de su situación especial, siempre y cuando el tratamiento de datos se base en su consentimiento, o en nuestro interés legítimo o el de un tercero. En este caso, ya no procesaremos sus datos. Esto último no procede si podemos demostrar que existen razones imperiosas y justificables para su tratamiento, que prevalezcan sobre sus intereses, o si necesitamos sus datos para hacer valer, ejercer o defendernos con respecto a reclamaciones legales.
Quejas a autoridades de supervisión
OpenWay se toma muy en serio sus derechos y reservas. No obstante, si cree que no hemos atendido a sus quejas o reservas de forma adecuada, tiene el derecho a presentar una queja a las autoridades responsables en materia de protección de datos.
Si tiene alguna pregunta sobre el uso de sus datos personales, o si desea ejercer alguno de los derechos antes mencionados, puede ponerse en contacto con nosotros a través de la dirección:
OpenWay Europe SA
AXISPARC Business Centre
Rue Emile Francqui 3
1435 Mont-Saint-Guibert, Belgium
Tel: +32 10 800 100
OpenWay Technologies Ltd
9 Archbishop Makarios III Avenue
Severis Building, 6th Floor
1065 Nicosia, Cyprus
Tel: + 357 22512255
OpenWay Systems Ltd
Level 5, Suite 2
Portomaso Business Tower
St. Julians, STJ 4011, Malta.
Tel: + 356 2137 18 68
OpenWay Holding Ltd
Level 5, Suite 2
Portomaso Business Tower
St. Julians, STJ 4011, Malta.
Tel: + 356 2137 18 68